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Hotel Performance Reporting: come creare un report professionale da mostrare al tuo titolare

La potenza è nulla senza il controllo” e lo sanno bene tutti coloro che gestiscono la reportistica delle performance dell’Hotel, in particolare quella che raccoglie le KPI relative a Marketing e vendite.

Una volta stabiliti gli obiettivi da portare a termine, chi lavora nel reparto marketing e vendite dell’Hotel sa che dovrà creare un report finale professionale da presentare ai superiori. Tuttavia…

Da dove cominciare per creare una panoramica il più esaustiva possibile?

Come creare un report dal look professionale? Quali voci includere e quali escludere? Esistono software o sistemi in grado di velocizzare la raccolta e la visualizzazione delle informazioni?

La risposta a queste e altre domande nell’articolo di oggi. 

 

Come creare un report professionale

 

Per creare un report altamente professionale per il tuo hotel vi sono alcune regole e best practice assolutamente da non sottovalutare.

#1. KPI di vendita e di Marketing, sempre in collegamento

Per misurare il successo o insuccesso di un’attività di marketing per il tuo hotel, ci sono loro: i KPI. Abbiamo già parlato dell’importanza di alcuni indicatori di performance specifici per gli hotel: dal GOPPAR al RevPAR, un report professionale dovrà includere non soltanto gli indicatori di performance delle attività di marketing ma anche saperli collegare ai KPI di vendita per il tuo Hotel. In fondo, il reparto marketing lavora principalmente con e a supporto del reparto vendite, ergo, prenotazioni effettive.

 

#2. Incrocia i dati di vendita e Marketing in un’unica panoramica – hai già un CRM?

Per riuscire a collegare i risultati ottenuti dalle tue campagne di Marketing (es. Facebook e Google Ads) con i risultati di vendita hai a disposizione diverse alternative. Se da una parte, puoi sempre conteggiare i dati separatamente e poi fare dei collegamenti nel corso del report, dall’altra sappiamo bene che in questo modo non potrai attribuire con certezza il successo di una determinata campagna rispetto ad un’altra. Per incrociare in maniera specifica i dati sulle campagne con quelle delle vendite, ti consigliamo di fare affidamento ad un sistema CRM, in grado di rintracciare il percorso dell’utente fino alla prenotazione e ad un Booking Engine professionale per quanto riguarda le vendite direct.

Sebbene quasi tutti i Booking Engine dialogano con Google Analytics, molti Crm ancora non hanno un sistema di tracciatura avanzata.

Soprattutto se il tuo è un hotel di una certa dimensione, avrete già implementato un booking engine nel vostro sito web per tracciare le prenotazioni online dirette; tuttavia, un booking engine non è in grado di tracciare le prenotazioni “on request”, per poi ottimizzare tutti i processi che seguono per la loro gestione. 

Come risolvere questa lacuna informativa? 

Grazie a un CRM agganciato al marketing operativo, potrai verificare elementi quali:

  • Quante prenotazioni on-request hai ricevuto 
  • Tracciare da quale campagna derivano le richieste per determinare costo acquisizione cliente
  • Qual’è il tasso di conversione delle richieste preventivo.
  • Il valore delle prenotazioni on-request ricevute nell’orizzonte temporale di riferimento del report

Se il tuo CRM non ha sezione statistiche delle campagne esportabili, dovrai raccogliere tutte le informazioni necessarie per creare un report professionale e realmente esaustivo.

 

#3. I report di Marketing che non possono assolutamente mancare

Tra le panoramiche che non puoi dimenticarti di inserire nel tuo report finale troviamo: 

  • Report dei risultati e delle vendite attribuibili alle campagne su Google Ads dedicate al tuo Hotel
  • Report dei risultati e delle vendite attribuibili alle Facebook Ads
  • Report dei risultati e delle vendite attribuibili alle tue campagne SEO dedicate al sito web del tuo Hotel

Se hai a disposizione un CRM collegato al form di contatto del tuo sito web, tracciare le performance delle singole campagne e rintracciare il loro apporto alle vendite finali sarà sicuramente più semplice. Ecco un esempio di report di una campagna svolta con Facebook Ads i cui risultati sono stati tracciati dal CRM: 

Hotel-Performance-Reporting-come-creare-un-report-professionale-da-mostrare-al-tuo-capo_esempio-report-facebook-ads-crm

Un consiglio

Non sempre tutto è tracciabile facilmente come vorremmo anche da CRM (si pensi alle chiamate direttamente ricevute); per questo è consigliabile far transitare le richieste su una landing page realizzata ad hoc che induca l’utente a compilare il form ivi contenuto, collegato al CRM oppure a completare la prenotazione sul widget messo a disposizione dal booking engine. Questo ti consentirà di avere un tracciamento il più esaustivo e completo possibile.  

 

#4. Valutazioni qualitative

Sai bene che ogni attività di marketing e vendite per il tuo Hotel parte da obiettivi quantitativi e qualitativi prefissati. 

Se per i primi è sicuramente più immediato individuare di KPI specifici, potrebbe essere più difficile quantificare in senso stretto il successo di attività che hanno lavorato verso obiettivi qualitativi. Si tratta, ad esempio, del caso di una campagna di branding che ha raggiunto migliaia di persone e dell’effettiva capacità del target di ricordare il marchio del tuo hotel invece dell’ultima OTA su cui ha prenotato. Ciò nonostante, non dimenticare di includere nel tuo report delle note qualitative a supporto dei risultati quantitativi raggiunti.

 

#5. Performance del tuo Hotel, tra look grafico e sinteticità

Essere esaustivi non significa essere necessariamente prolissi. È finita da tempo l’epoca in cui i report dovevano essere di almeno 50 pagine e riportare in forma scritta ogni minimo particolare poco significativo rispetto agli obiettivi informativi del report. 

Un report realmente professionale per il tuo Hotel dovrà essere in grado di sintetizzare i risultati raggiunti, espressi tramite KPI definiti e spiegare le attività che hanno portato al loro raggiungimento; meglio ancora se con una grafica chiara e semplice.

 

Misura le performance del tuo Hotel con KPI e Reportistica esaustivi

Per creare un report realmente professionale non è sufficiente avere un buon occhio per la grafica: il tuo superiore apprezzerà molto di più un report esaustivo che sappia tracciare performance, trend e attribuire efficacemente i risultati ad una o un’altra campagna o attività. Per farlo, dovrai avere un sistema di tracciamento semplice ma efficace, approfondito e completo, in grado di ricostruire il percorso dell’utente fino alla vendita. In altre parole, un CRM. 

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